Een modulair opgebouwd programma ontwikkeld door interimIC

 Nog steeds neemt de invloed van de ICT toe. Zowel in het dagelijkse leven als in de zakelijke wereld. Dit leek vooral het probleem van de afdeling IT maar inmiddels is de invloed zo alom vertegenwoordigd dat binnen de gehele organisatie kennis van ict noodzakelijk is. Deze kennis is nodig om op tijd een ontwikkeling te zien, om hem te begrijpen en om er de voordelen van te pakken. Lastig is hierbij dat de ontwikkelingen snel gaan, en dat er veel ontwikkelingen naast elkaar lopen.
Interimic bestaat uit mensen die vanuit hun interesse en werk, altijd bezig zijn met de laatste ict ontwikkelingen. Daar vertellen ze graag over. Omgekeerd blijken veel organisaties behoefte te hebben aan het een update over de laatste trends. Daarom heeft Interimic het Ict Empowering Program ontwikkeld.
Doel van dit programma is om de kennis van ict binnen een organisatie een flinke boost te geven. Door mensen op begrijpelijke, compacte wijze door de laatste trends te loodsen ontstaat ook het gevoel dat men het weer begrijpt. Een goed uitgangspunt om vervolgens zelf de kennis op peil te houden. Maar belangrijker is dat de organisaties als geheel weer alert is op de kansen en mogelijkheden die de nieuwe ontwikkelingen bieden.

Het programma kent drie elementen:
1. Visie
2. Vaardigheid (kundigheid )
3. Ervaring
Het uitgangspunt is hierbij dat het begrip voor nieuwe ontwikkelingen pas werkelijk inzinkt wanneer er naast theoretische kennis ook praktische ervaring is.

1. Introductie van de nieuwe trends en ontwikkelingen
 Meestal vragen we Vincent Everts, erkend ict trendwatcher, en een zeer stimulerend spreker, voor de introductie. Deze introductie is een lezing waarin een aantal bijzondere ontwikkelingen worden belicht, bijzondere apparaten worden getoond, en een aantal grote lijnen worden geschetst. Ook worden een aantal van de huidige trends doorgetrokken naar de toekomst. In overleg met de klant wordt in de lezing aandacht besteed aan specifieke interesse gebieden. De lezing wordt gegeven bijvoorbeeld als lunchlezing. Bedoeling is dat een zo groot mogelijk deel van het personeel de lezing bijwoont. Wij adviseren om wat extra interne publiciteit in te zetten rond deze lezing. Het is een signaal over het belang wat wordt gehecht aan kennis van de ict en het is de kick off voor de rest van het programma.

2. Opzetten van een aantal testgroepen
 Wanneer u het hele programma draait wordt er voor de presentatie een beknopte scan gemaakt van de in de organisatie aanwezige ict en het gebruik daarvan. Op grond daarvan en kijkend naar de markt waarin het bedrijf of de instelling werkt worden een aantal apparaten en software programma’s geselecteerd. Hierbij zijn twee selectie criteria; 1. de software of het apparaat wordt vermoedelijk van serieus belang op het werkterrein van de organisatie of, 2.  het apparaat of de software zou de productiviteit binnen de organisatie sterk kunnen verbeteren.
 
Wanneer een keuze is wordt in overleg met de interne projectleider een aantal testgroepjes geformeerd. Deze bestaan uit personeelsleden met interesse in ict eventueel aangevuld met collega’s die op strategische posities in de organisatie zitten. Elk van de groepjes krijgt een tool in gebruik. Gedurende twee maanden gaan ze er mee aan de slag, begeleid door de mensen van Interimic. Ook worden de overige personeelsleden zoveel mogelijk betrokken bij de testgroepen, bijvoorbeeld door tussentijdse verslagen in het personeels blad. De officiële installatie van de testgroepjes vind bij voorkeur plaats tijdens de bovengenoemde kick off lezing.
 
3. Eindpresentatie
 Het testtraject wordt afgerond door een eindpresentie, bijvoorkeur opnieuw voor een zo’n groot mogelijk deel van het personeel. Op deze bijeenkomst worden de uitkomsten van de testgroepen gepresenteerd door de groepen zelf. Behalve een verslag over hun feitelijke ervaringen, wordt hen hierbij ook gevraagd om iets te zeggen over de invloed op de markt of over de toegevoegde waarde voor de organisaties. Dit wordt begeleid door iemand van Interimic, die ook de discussie leidt en diepgang geeft door het plaatsen van de ervaring in een breder perspectief.
Uiteindelijk verschijnen de verslagen in een rapport. Hierin staat ook een evaluatie van Interimic van het proces en aanbevelingen over het vervolg. Een advies over eventuele aanschaf en invoering van tools voor de organisatie kan hier deel van uitmaken.

Extra
InterimIC heeft de afgelopen jaren bij tijdens de vele adviestrajecten ontdekt dat bij veel bedrijven inmiddels flink wat ICT tools voorhanden zijn maar dat het personeel daar maar mondjes maat gebruik van maakt.

• Hier zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen; men is slecht op de hoogte, men weet wel dat het er is maar niet goed hoe het te gebruiken, in de praktijk blijkt het niet goed te draaien, De afstand tussen de onhandige werknemer en de afdeling ICT is te groot, etc etc. Dat is jammer en verspilling van tijd en geld.

Als aanvulling op bovenstaand programma is daarom het ICT m2 bedacht. Hierin wordt specifiek gekeken naar het gebruik van de ict op de eigen werkplek van elke werknemer, met de vraag hoe dat gebruik kan verbeteren binnen het al aanwezige ict materiaal. In de praktijk komt dit mestal vooral neer op het opnieuw voor iedereen zichtbaar maken van de reeds aanwezige mogelijkheden, en soms wat kleine aanpassingen in de aanwezige software (natuurlijk in zorgvuldig overleg met de it afdeling) om ze gebruikers vriendelijker te maken.
Ook dit programma kent drie fase, en kan parallel lopen aan het boven beschreven programma.

1. Scannen van de in de organisatie aanwezige ict en het gebruik ervan.
 Hierbij gaan we een dag of twee op de verschillende afdelingen kijken naar het gebruik, nemen korte interviews af met medewerkers, proberen de verschillende applicaties zelf en gaan langs bij de afdeling ict.

2. Advies over aanvullingen op de aanwezige tools
  Uit de scan kan blijken dat de aanwezige tools en software aanvulling behoeft of sterk aan bruikbaarheid wint wanneer er iets aan wordt toegevoegd, dan wel dat het iets anders moet wordt geconfigureerd. Interimic komt met de suggesties en indien zinvol, een implementatie plan.

3. Promoten van de in de organisatie aanwezige tools.
 Hierbij worden op verschillende wijze (promotie, lunchtrainingen, mentors, werkgroepjes) het gebruik van de aanwezige ICT tools gestimuleerd.

4. Evaluatie en vervolgtraject
 Na afronding van bovenstaand programma kan een evaluatie volgen. Wat is verbeterd, waarom. En vervolgens word een programma opgesteld zodat er intern verder kan worden gezorgd voor een meer permanent stimulatieprogramma. Kosten doorgaans 3 dagen, 3600 €.

Kosten

De beide programma’s hebben een duidelijke opbouw maar blijken in de praktijk toch te worden toegesneden op de organisatie. De kosten zijn afhankelijk van de omvang van de organisatie, en de aanwezige. Het is dan ook onze gewoonte om eerst een oriënterend gesprek te voeren, waarna wij met een offerte komen.

Dre Kampfraath
Krijn Schuurman
Vincent Everts